Tổ chức sự kiện - cần chú ý những điều gì?

25-02-2019
Một sự kiện được tổ chức thành công hay thất bại phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, nhất là từ đơn vị đứng ra tổ chức. Vì vậy, để đảm bảo kết quả thành công mỹ mãn, người làm sự kiện cũng như công ty tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể cũng như có sự phân công nhân sự vào từng công việc để tạo nên sự nhịp nhàng, đồng bộ trong cả quá trình. Theo đó, trong phần chia sẻ dưới đây, Redeyes sẽ chia thành 3 giai đoạn trong công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện để những ai có nhu cầu tìm hiểu đểu dễ dàng tham khảo.

TRƯỚC SỰ KIỆN

1. Chủ đề sự kiện


Khi tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng, công ty tổ chức sự kiện và các nhân sự liên quan cần nắm được các thông tin về đối tác, mục đích chính của hoạt động, ý nghĩa chương trình để từ đó đưa ra gợi ý về chủ đề, tên gọi của sự kiện. Ví dụ: Tiệc tân niên Phúc Lộc Khởi Niên, Chuyện Lãng Du, Đêm nhạc Sắc màu tình ca, Mùa hội Cỏ hồng... Chủ đề sự kiện cũng sẽ tác động ngược lại đến các yếu tố: quy mô, cách thức tổ chức, kinh phí thực hiện, khách mời,...



2. Kịch bản sự kiện

Kịch bản sự kiện là những nội dung, hoạt động được diễn ra trong sự kiện nhưng trước tiên sẽ được trình bày trên giấy. Kịch bản event hấp dẫn, sáng tạo, ý nghĩa và chi tiết sẽ được đối tác và khách mời đánh giá cao. Trong một sự kiện sẽ có nhiều loại kịch bản khác nhau dành cho những nhân sự với công việc cụ thể: kịch bản tổng quát (thường dùng cho phía khách hàng để họ nắm được lịch trình tổ chức hoặc dành cho bên quản lý âm thanh, ánh sáng), kịch bản chi tiết hay còn gọi kịch bản MC (có lời dẫn của MC và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận phụ trách sự kiện).

3. Phân công nhiệm vụ

Một sự kiện dù quy mô lớn, nhỏ khác nhau như thế nào thì không thể được tiến hành và thành công nếu như chỉ có 1 nhân sự làm việc. Đó là cả một quá trình thực hiện của cả một tập thể với những chuyên môn khác nhau: thiết kế đồ họa, thi công sự kiện, điều khiển âm thanh - ánh sáng, quản lý chính, nhân viên hậu cần, MC,... Do đó, trước khi tiến hành sự kiện, cần tổ chức buổi họp chung để mọi người nắm được thông tin cụ thể và có sự phân công từng công việc cho những bộ phận thực hiện và thường xuyên kiểm tra, cập nhật để đảm bảo kết quả tốt nhất.

TRONG SỰ KIỆN

1. Thực hiện theo kế hoạch

Dựa vào sự phân công, trước ngày diễn ra sự kiện (nếu sự kiện làm buổi sáng) hoặc trước thời điểm bắt đầu sự kiện - thường là ngay từ buổi sáng sớm (nếu sự kiện diễn ra buổi chiều, tối), các bộ phận phải thực hiện theo đúng kế hoạch đã đưa ra. Mọi công việc phải đảm bảo đúng quy trình, được sự giám sát chặt chẽ của trưởng bộ phận và đối tác khách hàng, đảm bảo tính chính xác, an toàn, thẩm mỹ, đúng tiến độ.



2. Tổ chức sự kiện

Khi event bắt đầu, các nhân sự được phân công trước đó cần phối hợp với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ, phần việc của mình. Mọi khâu tổ chức cho sự kiện đều có vai trò quan trọng như nhau, nhằm mục đích chung là góp phần vào thành công của sự kiện. Trong quá trình chương trình diễn ra, nếu có bất cứ điều gì phát sinh, mọi người sẽ cùng nhau ngồi lại bàn bạc và đưa ra phương án chung giải quyết một cách nhanh nhất và hiệu quả.

SAU SỰ KIỆN

1. Thu dọn và trả mặt bằng

Sau khi kết thúc event, ekip tổ chức sự kiện sẽ thu dọn các vật dụng để mang về kho công ty và trả mặt bằng như trước khi tổ chức. Không chỉ thu dọn đồ dùng của công ty đã mang đến mà rác thải cũng phải đảm bảo xử lý sạch sẽ, gọn gàng, đảm bảo hình ảnh cho công ty và đơn vị cho thuê mặt bằng.

2. Rút kinh nghiệm sau chương trình

Để duy trì những điểm tích cực, hạn chế những thiếu sót trong những lần sự kiện sau, các bộ phận liên quan cần báo cáo kết quả và cùng ngồi lại, xem xét khách quan tất cả các yếu tố để mỗi sự kiện đi qua là thêm một thành công cho công ty.

Tổ chức sự kiện tưởng chừng như một việc đơn giản nhưng thực chất lại không dễ chút nào. Đó là cả một quá trình chuẩn bị, đầu tư và dành nhiều tâm huyết của cả một tập thể.

Khách hàng có nhu cầu tìm công ty tổ chức event, vui lòng liên hệ số điện thoại để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất 0986 778 479

----------

Nguyen Hien/Redeyes.vn