Bật mí “bí kíp” tổ chức event chuyên nghiệp

26-03-2019
Bạn muốn có một đơn vị đồng hành tổ chức các chương trình sự kiện (event) một cách chuyên nghiệp, bài bản? Bạn muốn thông qua chương trình, truyền tải thông điệp, giới thiệu sản phẩm… đến đông đảo đối tác, khách hàng? Thế nhưng bạn đã bao giờ quan tâm đến những yếu tố góp phần thực hiện event thành công? Trong bài viết này, Redeyes sẽ giúp các bạn “giải mã” nhé!

Event (sự kiện) là gì?

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ đã trở nên quen thuộc đối với mỗi người. Hằng ngày, có hàng trăm sự kiện cụ thể được diễn ra trên đất nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết những công việc cần làm để có thể tổ chức một sự kiện được diễn ra thành công và tốt đẹp, hài lòng ban tổ chức cũng như mọi khách mời tham dự.

“Bí kíp” tổ chức event thành công?

1, Xác định mục đích của event

Đối với bất kì một sự kiện nào, bạn cần xác định được mục đích tổ chức sự kiện diễn ra : Khai xuân, ra mắt sản phẩm mới, họp báo,… Khi bạn đã xác định được mục đích của sự kiện, từ đó chuẩn bị và lên ý tưởng chính xác và phù hợp cho nội dung, chủ đề sự kiện.

2, Nắm rõ mục tiêu của evnet

Mỗi một sự kiện được diễn ra đều được người tổ chức đặt ra những mục tiêu nhất định như: tìm kiếm khách hàng, mở rộng khách hàng, mở rộng quan hệ, gia tăng doanh số,…Từ đó, đánh giá được mức độ hoàn thiện và thành công của sự kiện.

3, Hiểu rõ đối tượng khách hàng

Một sự kiện dù tầm cỡ, quy mô đến đâu và ấn tượng đến mức nào cũng khó lòng thành công và trở nên vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng của sự kiện.

Xác định đúng đối tượng khách hàng không chỉ giúp tập trung thực hiện chương trình và đem lại hiệu quả khi thu hút được những khách hàng, bao gồm những khách hàng tiềm năng.

4, Dự trù ngân sách dành cho event

Việc xác định ngân sách trước mỗi sự kiện là công việc cần thiết mỗi khi tổ chức một sự kiện. Từ nguồn ngân sách được đặt ra, người làm sự kiện có thể chuẩn bị, lên kế hoạch thực hiện sự kiện một cách phù hợp và các giải pháp tiết kiệm nếu cần.

Tránh tình trạng gây lãng phí hay vượt quá ngân sách đặt ra do không được thông báo từ trước, gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

5, Vạch ra công việc cụ thể trong event

Bạn cần chú ý tới những kế hoạch, chương trình, vật dụng cụ thể cần thiết sẽ diễn ra trong sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra hoàn thiện nhất:

- Kế hoạch về thời gian của sự kiện.

- Lên danh sách khách mời cụ thể.

- Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, phải phù hợp với từng sự kiện cụ thể.

- Tuyển chọn nhân sự chất lượng : MC, PG, tiếp tân,.. và yêu cầu cụ thể về công việc đối với từng bộ phận.

- Xác định chủ đề cho sự kiện để chuẩn bị trang phục, bài thuyết trình phù hợp.

- Các cơ quan báo chí, truyền thông tại sự kiện cũng là cần thiết để sự kiện được thông báo rộng rãi tới các khách hàng.

- Hệ thống âm thanh, ánh sáng được lắp đặt đầy đủ từ: máy chiếu, Loa, Micro, ánh sáng,…

- Trang trí sự kiện theo chủ đề của sự kiện bao gồm: Hoa, lẵng hoa, backdrop sân khấu, banner sự kiện…

- Sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ và phù hợp trong hội trường.

- Tổng duyệt các chương trình văn hóa, văn nghệ trước khi sự kiện diễn ra.

Tìm đơn vị đồng hành tổ chức event ở đâu?

=> Redeyes với bề dày kinh ngiệm 12 năm trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện, sản xuất P.O.S.M… sẽ là “địa chỉ đỏ” đáng tin cậy mà nhiều doanh nghiệp (DN) hướng đến.

=> Redeyes đạt chuẩn SEDEX toàn cầu và mẫu hình 5S, luôn chú trọng yếu tố con người, chất lượng sản phẩm.

=> Redeyes sở hữu trong tay đội ngũ nhân viên dồi dào, giàu ý tưởng sáng tạo, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, nêu cao tinh thần trách nhiệm, chu đáo với khách hàng.

=> Redeyes trang bị đầy đủ hệ thống máy móc hiện đại, đáp ứng nhu cầu 4.0, thực hiện quy trình trọn gói từ A – Z, nên giảm được chi phí cho khách hàng.

Nếu bạn muốn tổ chức event chuyên nghiệp, bài bản, thành công tốt đẹp, hãy liên hệ ngay với Redeyes để được tư vấn, hỗ trợ và đồng hành nhé!

Hotline: 0986 778 479

-----------

Tâm An (t/h)