Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower

30-03-2019
Tạo hóa đã ban cho con người, bất kể màu da,s ắc tộc hay tôn giáo cùng một quỹ thời gian, một ngày có 24 giờ . Nhưng tại sao có người thành đạt-kẻ thất bại, người giàu kẻ lại nghèo, người làm được nhiều thành quả, kẻ lại chẳng làm được việc gì? Điều này khác biệt ở phương pháp mà mọi người sử dụng thời gian của mình. Nắm được kỹ năng & phương pháp quản lý thời gian sẽ giúp bạn nắm được chìa khóa của thành công

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

 

Ma trận Eisenhower: Phương pháp để trở nên năng suất hơn

 

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng

 

1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Việc quan trọng và việc khẩn cấp


Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

  • Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
  • Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới....

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.


Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

 

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả


Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau (Xem hình vẽ).

  1. Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
  2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
  3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
  4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

  • Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
  • Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...
  • Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...
  • Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....
  • Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

  • P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...
  • Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

  • Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè....
  • Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.


P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

  • Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện...
  • Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

 

  • Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
  • Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.
  • Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
  • Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

 

VD (t/h)